ถ้าให้ลองนับดูดี ๆ ในหนึ่งวันคุณประชุมไปทั้งหมดกี่ครั้ง? แล้วการประชุมแต่ละครั้งมันมีประสิทธิภาพดีแค่ไหน?
จากผลสำรวจของ Workplace Woes: Meetings Edition ของ Atlassian ได้สำรวจจากคนทำงานที่ 5,000 คน ซึ่งชี้ว่า 78% ของพนักงานบอกว่าตารางการประชุมที่แน่น ทำให้ไม่มีเวลาทำงานของตัวเองให้เสร็จในแต่ละวัน และอีก 76% ของพนักงานรู้สึกหมดพลัง เพราะการประชุมติด ๆ กันแบบแทบไม่ได้พัก สุดท้ายคือ มีถึง 72% ที่เสียเวลาไปกับการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ แถมบางทียังจบที่การนัดประชุมใหม่อีกด้วย!
ถ้าเราลองสังเกตดูดี ๆ ปัญหาทั้งหมดนี้ไม่ได้เกิดจากการแบ่งเวลาไม่ดี แต่เกิดจาก ‘การสื่อสาร’ ที่ไม่ชัดเจน และไม่มีประสิทธิภาพ จนทำให้เราต้องนัดประชุมกันหลายครั้ง
ดังนั้น การจะแก้ปัญหานี้ต้องเริ่มที่จะควบคุมบทสนทนาให้มีประสิทธิภาพตั้งแต่ในห้องประชุม เพราะจะทำให้ทีมสามารถหาทางออก ตัดสินใจได้เฉียบคม และเดินหน้างานต่อได้โดยไม่วนอยู่กับที่ ซึ่งในกระบวนการทั้งหมดนี้ ‘ผู้นำ’ คือตัวแปรสำคัญที่จะวางทิศทาง และสร้างการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพให้เกิดขึ้นตั้งแต่ในห้องประชุมได้
รู้จัก ‘Conversational Stewardship’ ศิลปะการควบคุมบทสนทนาให้อยู่หมัด ได้ผลลัพธ์ชัด แบบไม่ต้องนัดประชุมซ้ำ!
1. ปักเป้าหมายให้ตรงจุด หยุดการประชุมที่ซ้ำซ้อน
เริ่มแรกสุดคือการกำหนดให้ชัดเจน และทำให้ทีมเข้าใจก่อนว่า การประชุมนี้เกิดขึ้นเพราะอะไร เพื่อไม่ให้หลงทางและคุยไหลไปตามน้ำ การมีเป้าหมายแรกเริ่ม และยึดมันให้แน่น คือพื้นฐานสำคัญที่จะลดการประชุมที่ซ้ำซ้อนได้
HBR แนะนำว่า เราสามารถสร้างความชัดเจนได้ตั้งแต่แรกเริ่ม ด้วยการกำหนด 3 เรื่อง คือ
1.1 กำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัด ตัดปัญหาการคุยนอกประเด็น
ทุกการประชุมต้องเริ่มด้วยการตอบคำถามก่อนว่า ทำไมเราถึงมาประชุม และการพูดคุยในวันนี้จะเป็นไปในทิศทางไหน เพื่อให้ทุกคนเข้าใจความหมายของเรื่องนี้ตรงกัน
ถึงจะดูเป็นเรื่อง Basic แต่บ่อยครั้งที่การประชุมส่วนใหญ่ ไม่โฟกัสกับเป้าหมายของการประชุมนั้น ๆ และทำให้เสียเวลากับการคุยเล่น หรือคุยเรื่อยเปื่อยไปมาก ดังนั้นสิ่งแรกที่ควรทำคือให้ทุกคนเห็นภาพตรงกันว่า จุดประสงค์ของการประชุมนี้คืออะไร เพื่อเวลาใครสักคนหลุดประเด็น จะได้ดึงกลับบทสนทนาได้เร็วมากยิ่งขึ้น
Alison Wood Brooks (ศาสตราจารย์จาก Harvard Business School) ได้มีเครื่องมือในการกำหนดวัตถุประสงค์ในการพูดคุยระหว่างประชุม ที่เรียกว่า ‘TALK Framework’ เพื่อช่วยให้บทสนทนาที่เราจะเลือกบรรลุเป้าหมายได้ ดังนี้
T - Topics
คือการเลือกระดับหัวข้อให้เหมาะสมในการจะสื่อสารกับทีม เช่น ถ้าเน้นข้อมูลแน่น และความสัมพันธ์สูง ให้เลือกคุยแบบ Deep Talk เพื่อทำความเข้าใจร่วมกัน
A - Asking
คือการตั้งคำถามเพื่อสร้างความเข้าใจ เช่น ถ้าเน้นรับส่งข้อมูลเชิงลึก ให้ใช้การตั้งคำถามติดตามผลอยู่เรื่อย ๆ
L - Levity
คือการเติมพลังบวก และความผ่อนคลาย ไม่ให้บทสนทนามันเดดแอร์ เช่น ไม่ว่าจะคุยเรื่องอะไร หรือเป้าหมายแบบไหน การเติมพลังบวกเบา ๆ ในการพูดคุยก็ช่วยให้บทสนทนาไม่ตึงเครียดเกินไป และราบรื่นขึ้นได้
K - Kindness
คือการรับฟัง และตอบรับอีกฝ่ายอย่างจริงใจ เช่น ถ้าจะคุยในการเน้นความสัมพันธ์ที่สูง การตั้งใจฟัง และการเห็นอกเห็นใจ จะสร้างความรู้สึกปลอดภัยในห้องประชุมให้ทีมกล้าพูดมากยิ่งขึ้น
1.2 บอก Next Step ทุกครั้ง เพื่อไม่ต้องนัดประชุมให้ซ้ำซ้อน
เมื่อรู้แล้วว่าทำไมถึงต้องมาประชุม และจะประชุมเรื่องอะไร และจะสร้างการสื่อสารในห้องประชุมยังไงให้ไม่หลุดประเด็น ต่อมาก็คือการบอกว่า แล้วหลังคุยแล้วเราต้องการอะไร
ข้อแรกเป็นเหมือนการตั้งคำถาม แต่ข้อนี้เป็นเหมือนการหาคำตอบ อาจเป็นการตัดสินใจ แผนที่หลังจากนี้ หรือผลลัพธ์ที่อยากให้เกิดขึ้น เรียกง่าย ๆ ว่าคือการกำหนด Next Step ให้ชัดเจน เพื่อไม่ให้ต้องนัดประชุมใหม่ ทีมที่รู้ว่าจะตัดสินใจทำอะไรต่อไป จะช่วยประหยัดพลังงานไม่ให้ทีมต้องเข้าประชุมหลายครั้ง และผลักดันให้ประสิทธิภาพสูงขึ้นด้วย
1.3 วาง Timeline การทำงาน และวิธีการของแผนนั้น ๆ
เมื่อได้ทั้งคำถาม และคำตอบ ส่วนสุดท้ายคือการเติมส่วนตรงกลาง อย่างกระบวนการทำงาน ที่ตอบทั้งจุดประสงค์ และบรรลุเป้าหมายได้ พร้อมวาง Timeline ให้ดี กำหนด Deadline ให้ชัด เพื่อให้การทำงานออกมาตรงตามเป้าหมายมากที่สุด เท่าที่จะเป็นไปได้ แบบที่ไม่ต้องเลื่อนวันไปมา
เช่น ถ้าต้องการจะจัดงานสัมมนา โดยทีมมีจุดประสงค์ว่าต้องกระจายข่าวสารนี้ให้คนในออนไลน์รับรู้ โดยผลลัพธ์ที่คาดหวังก็คือจะต้องมีคนซื้อบัตรหลังจากเห็นการโปรโมตบนโซเชียล สิ่งที่ทีมต้องทำก็คือ การหาคอนเทนต์ในการ PR, การเลือกคนในการ PR และการเลือกช่องทางการสื่อสารบนช่องทางออนไลน์ว่าจะทำในแพลตฟอร์มไหน ดังนั้นการประชุมแต่ละครั้งของโปรเจกต์นี้ ก็จะคุยแค่ในเรื่อง วัตถุประสงค์, ผลลัพธ์ และวิธีการในตอนนี้อย่างเดียว ถ้ามีการคุยนอกเหนือจากนั้นผู้นำก็จะสามารถดึงบทสนทนาให้กลับมาอยู่ในเป้าหมายหลักได้ง่ายขึ้น
2. แบ่งบทบาทให้ชัด ตัดปัญหาการประชุมที่ไม่ได้ข้อสรุป
ถึงจะมีเป้าหมายที่ชัดเจนแล้ว แต่บางครั้งหน้าที่การทำงานที่คลุมเครือก็มีส่วนให้การประชุมไม่ชัดเจนได้เหมือนกัน ดังนั้นสิ่งที่ต้องทำต่อมาก็คือ การวางหน้าที่ให้ชัดเจนว่า ใครรับผิดชอบอะไรในการประชุมนี้ ซึ่งสามารถแบ่งได้เป็น 2 หน้าที่หลัก คือ
คนที่คอยควบคุมการประชุมไม่ให้ออกนอกเรื่อง (Facilitator)
ลองนึกง่าย ๆ เวลาเราดูรายการวาไรตี้ทั่วไป ก็มักจะมี Host ที่คอยควบคุมไม่ให้การพูดคุยหลุดสคริปต์หรือออกนอกทะเล ในกรณีนี้ก็เหมือนกัน คนที่คอยควบคุมในห้องประชุมคือคนที่ต้องรู้ว่าเรื่องที่คุยในตอนนี้กำลังสอดคล้องกับเป้าหมายการประชุมครั้งนี้หรือไม่ และคอยสำรวจว่าใครบ้างที่ยังไม่ได้ออกความคิดเห็น รวมถึงเป็นคนที่คอยไกล่เกลี่ยให้การพูดคุยครั้งนี้ราบรื่น และไม่ขัดแย้งกันจนเกินไป
คนที่คอยตัดสินใจ ว่าควรไปต่อ หรือพอแค่นี้ (Decision-maker)
เมื่อมีคนคอยควบคุมแล้ว ก็ต้องมีคนคอยตัดสินใจ ซึ่งไม่ใช่ทุกครั้งที่หน้าที่นี้จะเป็นของผู้นำ แต่อยู่ที่อำนาจในแต่ละสถานการณ์ของการประชุมนั้น
เช่น ถ้าผู้นำรับหน้าที่เป็นคนควบคุมทิศทางของบทสนทนาแล้วมอบหน้าที่ให้กับทีมในการตัดสินใจในห้องประชุม แสดงว่าการพูดคุยในการประชุมครั้งนี้ ผู้นำมีหน้าที่ในการจัดการไม่ให้เนื้อหาหลุดออกจากประเด็นที่ต้องการจะคุย และก่อนปิดการประชุมก็ให้ทีมเป็นคนตัดสินใจ ว่าแผนงานนี้จะเป็นยังไงต่อ เพื่อให้การประชุมเดินหน้ามากกว่าแค่นัดคุยเฉย ๆ
3. สร้างพื้นที่ปลอดภัย ให้ทีมกล้าพูดในสิ่งที่คิด
Andy Atkins (ที่ปรึกษาผู้บริหารระดับสูงและผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาองค์กร) บอกเราว่า ถึงทีมมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน และเข้าใจบทบาทของตัวเองแล้ว แต่การสนทนาก็ยังไม่มีประสิทธิภาพได้ ถ้าทีมไม่รู้สึกสบายใจที่จะพูดอย่างที่คิด
ในเรื่องนี้มีการศึกษาที่น่าสนใจของ Amy Edmondson (ศาสตราจารย์จาก Harvard Business School) ที่เชื่อเรื่องการสร้างความปลอดภัยให้คนในทีมกล้าพูด แสดงความเห็นโดยที่ไม่ต้องกลัวว่ามันจะเป็นเรื่องผิด
ดังนั้นสิ่งที่ผู้นำต้องทำนอกจากการตั้งเป้าหมาย และระบุบทบาทหน้าที่ในการรับผิดชอบงาน คือการสร้างพื้นที่ปลอดภัยให้ทีมได้รู้สึกมั่นใจในการสื่อสารมากกว่าเดิม
HBR แนะนำว่า ผู้นำต้องสร้างเงื่อนไขในการสนทนาขึ้นมา เพื่อให้ทีมกล้าสื่อสารสิ่งที่ต้องการจริง ๆ ผ่านวิธีง่าย ๆ คือ
การอ่อนน้อมถ่อมตัว เช่น การกล้าพูดว่าไม่รู้, การยอมรับว่าผู้นำก็พลาดได้
เปิดทางให้แสดงความคิดเห็นที่แตกต่าง เช่น การสอบถามความเห็นของทีมอย่างเท่าเทียม การไม่ลำเอียงหรือมีอคติความคิดเห็น
การยอมรับกับความไม่แน่นอนที่เกิดขึ้น เช่น เมื่อความผิดพลาดเกิดขึ้น ผู้นำต้องอย่าใช้อารมณ์ในการแก้ปัญหา แต่ต้องใช้เหตุผลมาเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น ให้ทีมรู้สึกปลอดภัย ไม่อึดอัดใจที่จะคุยด้วย
พื้นที่ปลอดภัยไม่ใช่เรื่องที่เกิดขึ้นมาเองภายในทีม แต่มันเกิดจากการดูแล และใส่ใจจากผู้นำ จนทำให้ทีมรู้สึกกล้าที่จะพูด และสื่อสารในสิ่งที่คิด
เช่น ถ้าทีมได้ดำเนินการทำงานตามแผนงานที่วางไว้ร่วมกันแล้ว แต่ยอดขายบัตรยังไม่มาตามที่คิด ในการประชุมเพื่อหาวิธีแก้ไข ผู้นำที่สร้างความปลอดภัยจะทำให้ทีมกล้าบอกถึงข้อผิดพลาดตัวเองแบบไม่ต้องกลัวผิด และกล้าพูดออกมาตรง ๆ ว่าจุดไหนควรปรับควรแก้ โดยที่ไม่ต้องกลัวว่าจะถูกตำหนิ หรือถูกต่อว่า
3 วิธีนี้คือเทคนิคการดูแลบทสนทนา ถึงเรื่องพวกนี้ดูเป็นเรื่องเล็กน้อย และเรียบง่าย แต่การฝึกฝนให้ชัดเจนในทุก ๆ ขั้นตอน จะหล่อหลอมวิธีที่ทีมคิด ตัดสินใจ และทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น
แปล เรียบเรียง: ธัญวรัตน์ ปกรณ์รัศมี
ที่มา
- Meet the #1 barrier to productivity
- How the Best Leaders Shape Conversations
- Meeting Fatigue Statistics 2026 [How Many Hours Workers Lose]
- Achieving Your Goals—One Conversation at a Time
