ผลสำรวจของ DDI พบว่า 81% ของลีดเดอร์ยังขาดทักษะการมอบหมายงานทั้งที่เป็นทักษะที่จำเป็นมากในยุคนี้ เพราะช่วยลดการหมดไฟในการทำงาน และประหยัดเวลาในการทำงานได้
ปัญหาสำคัญของการไม่มอบหมายงานให้ทีม และจบที่การทำทุกอย่างด้วยตัวคนเดียวอาจสร้างผลเสียหลายอย่างที่ตามมาแบบไม่รู้ตัว เช่น
- ทำงานหนัก จนไม่มีเวลาพัก
- ทำงานเยอะแค่ไหน แต่ผลลัพธ์ก็ยังเท่าเดิม ไม่เพิ่มตามที่ทำ
- การโฟกัสกับงานลดลง เพราะแบ่งเวลาไม่ได้
- อารมณ์ไม่ดี เพราะมีความเครียดสะสม
- งานทั้งทีมติดขัด เพราะต้องผ่านการตัดสินใจของลีดเดอร์เท่านั้น
ผลเสียเหล่านี้เป็นเรื่องที่ลีดเดอร์ไม่ควรมองข้าม เพราะจากรูรั่วเล็ก ๆ ก็จะเริ่มใหญ่ขึ้น และหากไม่รีบจัดการแก้ไข หรือปล่อยไว้เกินไป อาการหมดไฟของคนในทีมและลีดเดอร์ก็อาจมาไวกว่าที่ควรจะเป็น
การมอบหมายงานที่ดี ไม่ใช่แค่โยนงานออกไป แต่ต้องมอบหมายไว้ในมือคนที่ใช่
ลีดเดอร์บางคนอาจมีความคิดที่ว่าการทำทุกอย่างเองเป็นการตัดสินใจที่ดีที่สุด แต่ต้องเข้าใจว่าจริง ๆ แล้ว ‘เราไม่สามารถทำทุกอย่างได้ด้วยตัวคนเดียว’ ดังนั้นอย่าพยายามทำทุกอย่างเอง และลองมอบหมายงานให้ทีมทำบ้างในบางเรื่อง
เพราะการมอบหมายงานให้ทีม คือการแสดงความเชื่อใจ และเป็นการให้พื้นที่การตัดสินใจ หรือรับผิดชอบบางสิ่งบางอย่าง ซึ่งทำให้ทีมรู้สึกมีส่วนร่วม, มีแรงจูงใจ และช่วยลดอาการหมดไฟให้ทีมได้ แต่ลีดเดอร์ก็ต้องระวังให้ดี เพราะมอบหมายงานที่ดี ควรมอบให้ถึงมือคนที่ใช่ และไม่ใช่ใครก็ได้
รวม 4 เคล็ดลับในการมอบหมายงานให้เป็นระบบ ที่ช่วยจบปัญหา ‘การทำงานด้วยตัวคนเดียว’
1. ต้องชัดเจนกับความต้องการ และเข้าใจสไตล์การมอบหมายงานของตัวเอง
ลีดเดอร์ที่มอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ คือคนที่สามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้ ทั้งของตัวเองและทีม ต้องรู้ว่า ‘ทำไมงานนี้ถึงต้องส่งต่อให้ทีม’ และ ‘ทำไมงานนี้ถึงต้องเก็บไว้ทำเอง’ สิ่งสำคัญคือการทำความเข้าใจกับความต้องการ และสไตล์การมอบหมายงานของตัวเองด้วย
เช่น ลีดเดอร์อาจตกลงกับทีมว่าต้องการให้ทีมรายงานการทำงานเป็นระยะ ๆ เพื่อให้การสื่อสารต่อเนื่อง และหากมีข้อสงสัยก็สามารถขอความช่วยเหลือได้ตลอดในช่วงเวลางาน
2. อยากมอบหมายงานที่ใช่ ต้องเข้าใจในความถนัดของทีม
การเข้าใจความต้องการของคนในทีมก็สำคัญไม่แพ้การเข้าใจความต้องการของตัวเอง ลีดเดอร์ต้องเข้าใจว่า ‘ใครเหมาะกับอะไร’ ซึ่งอาจต้องพิจารณาทั้งเรื่องของความรู้, ทักษะ, ความสามารถ และความสนใจของแต่ละคน เพื่อให้การมอบหมายงานอยู่ในมือคนที่ใช่มากที่สุด และงานนั้นก็จะช่วยให้ทีมได้พัฒนาทักษะมากยิ่งขึ้น
เช่น เมื่อต้องเริ่มทำโปรเจกต์ใหม่ ลีดเดอร์อาจมอบหมายงานเกี่ยวกับการวางแผนให้กับสมาชิกที่คิดเป็นระบบ และมอบหมายงานที่ต้องประสานงานให้กับสมาชิกที่สามารถตอบคำถาม หรือแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ เพื่อให้งานเดินเร็วและตรงตามความถนัดของสมาชิกในทีม
3. เชื่อมเป้าหมายของงาน ให้เป็นความต้องการของทีม
ลีดเดอร์หลายคนเมื่อมีงานล้นก็อาจลืมไปว่า ‘งานแต่ละชิ้นมีเป้าหมายที่ไม่เหมือนกัน’ แต่ถ้าเข้าใจว่างานนี้ไปเพื่ออะไร งานชิ้นนั้นจะมีความหมายมากขึ้น และหากลีดเดอร์สามารถเชื่อมเป้าหมายของงานให้เข้ากับเป้าหมายของทีมได้ ก็จะช่วยเพิ่มความมุ่งมั่นของทีมได้ รวมถึงทีมก็พร้อมทำงานให้สำเร็จมากกว่าเดิมเพราะมีเป้าหมายที่อยากไปให้ถึง
เช่น ลีดเดอร์อาจบอกทีมว่าโปรเจกต์นี้จะช่วยให้ทีมได้ฝึกทักษะที่อยากพัฒนา และเป็นงานที่ส่งผลต่อเป้าหมายของทีมโดยตรงไม่ใช่ต่อองค์กร เพื่อให้ทีมรู้สึกว่างานชิ้นนี้มีคุณค่า และเห็นความหมายของการลงมือทำ
4. กำหนดสิ่งที่ต้องการ เพื่อให้ทีมทำงานอย่างมีแรงจูงใจ
สิ่งสำคัญก่อนจะในการมอบหมายงานให้ทีมอีกหนึ่งเรื่อง คือ การบอกสิ่งที่ลีดเดอร์ต้องการจากทีม ทั้งความคาดหวัง, วิธีการทำงาน, ซึ่งจะช่วยให้ทีมทำงานตรงตามเป้าหมายมากขึ้น และเมื่อทีมทำงานเสร็จ สิ่งที่ลีดเดอร์ควรทำคือการให้รางวัลหรือคำชื่นชม เพื่อให้ทีมรู้สึกมีแรงจูงใจในการทำงานต่อไปนั่นเอง
เช่น ลีดเดอร์อาจระบุ KPI ที่คาดหวังให้ทีมรับรู้ เพื่อให้ทีมไปวางแผนในการทำงาน และเมื่อทีมทำได้ตามเป้าหมาย ลีดเดอร์อาจให้รางวัลหรือชื่นชมผลงานอย่างจริงใจ เพื่อให้ทีมรู้สึกมีแรงจูงใจในการทำงานชิ้นต่อไป
ทักษะการมอบหมายงานเป็นทักษะสำคัญที่ลีดเดอร์ต้องมี เพราะเป็นหัวใจสำคัญในการเปิดโอกาสให้ทีมได้เรียนรู้, ได้ใช้ความคิดสร้างสรรค์, มีพื้นที่เติบโตในการทำงาน รวมถึงทำให้ทีมรู้สึกมีคุณค่า ได้รับการมองเห็นและความไว้ใจให้รับผิดชอบในงานต่าง ๆ
แปล เรียบเรียง: ธัญวรัตน์ ปกรณ์รัศมี
ที่มา
- Delegate Your Workload: Go Beyond “Getting It off Your Desk”
- DDI Data Reveals Delegation Is Top Factor in Preventing Burnout—Yet 81% of Rising Leaders Lack Proficiency in This Skill
