ความผิดพลาดเป็นสิ่งที่ไม่มีใครอยากให้เกิดขึ้น โดยเฉพาะเวลาที่จะวางแผนโปรเจกต์งานใหม่ หรือวางแผนออกสินค้าใหม่ แต่รู้ไหมว่า.. ถ้าไม่อยากให้หน้างานพลาดจริง สิ่งที่ต้องทำคือ การลองคิดถึงวันที่มันจะพลาดก่อน!
ถึงจะดูขัดแย้งกันหน่อย ๆ แต่แนวคิดนี้มีชื่อว่า ‘Pre-Mortem Analysis’ คือการคาดเดา หรือจินตนาการล่วงหน้าว่า โปรเจกต์หรือสินค้าตัวนี้จะมี ‘แนวโน้ม’ ที่จะพลาด หรือมีปัญหาในช่วงไหนของกระบวนการออกมาล่วงหน้า ซึ่งพิสูจน์แล้วว่า ช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นหน้างานจริง ได้มากถึง 30% เลยนะ!
Gary Klein ผู้คิดค้นแนวคิดนี้ เคยบอกไว้ว่า การประเมินความเสี่ยงล่วงหน้านี้ จะช่วยให้เราได้จินตนาการว่าถ้าโปรเจกต์นี้จะล้มเหลว มันจะเกิดขึ้นจากอะไรบ้าง ซึ่งจะช่วยให้ทีมได้เห็นประเด็นปัญหาที่ไม่เคยนึกถึงมาก่อน และมีเวลาเอากลับไปทบทวนการทำงาน เพื่อให้จุดอ่อนนั้นเหลือน้อยที่สุด ก่อนที่จะเริ่มทำจริงได้
ในยุคที่เทคโนโลยีเปลี่ยนเร็ว เศรษฐกิจแปรปรวน ไม่มีอะไรที่แน่นอนอีกต่อไป การคาดการณ์หน้าตาของความล้มเหลวไว้ก่อน คือแผนที่จำเป็นสำหรับยุคนี้ เพื่อให้การคิดหรือเริ่มโปรเจกต์ใหม่มีความผิดพลาดน้อยที่สุด บทความนี้เราเลยพามารู้จัก 5 วิธีประเมินความเสี่ยงในวันนี้ เพื่อไม่ให้ผิดพลาดในวันหน้า
1. กางภาพรวมโปรเจกต์ให้ชัด เพื่อรีบจัดการจุดบอดก่อนเริ่มจริง
สิ่งแรกที่ต้องทำของการประเมินความเสี่ยงล่วงหน้า คือการทำความเข้าใจ ไม่ใช่แค่งานจะหน้าตาเป็นยังไง แต่ต้องเห็นภาพรวมทั้งหมดของงานนี้ด้วยว่ามันมีองค์ประกอบอะไรบ้าง เพื่อวางแผนต่อได้อย่างตรงจุด และตอบโจทย์
ภาพรวมทั้งหมดสามารถแบ่งออกได้เป็น 6 องค์ประกอบ คือ
- เป้าหมายคืออะไร?
- จะวัดผลเรื่องนี้จากอะไร?
- ขอบเขตของงานเป็นยังไง?
- งบประมาณมีมากแค่ไหน?
- ลำดับเวลา และตารางทำงานเป็นยังไง?
- มีแผนการสื่อสารออกไปรูปแบบไหนบ้าง?
การวางองค์ประกอบที่ชัดเจนจะช่วยให้ทีมเข้าใจภาพรวมตรงกัน รวมถึงสื่อสารกันได้ดีมากยิ่งขึ้น การถอยออกมามองภาพรวมในเลนส์กว้าง ยังช่วยให้มองเห็นจุดบอด หรือสิ่งที่มองข้ามบางอย่างไปได้มากขึ้นกว่าตอนที่มองในเลนส์ใกล้อีกด้วย
ดังนั้น ถ้าอยากทำโปรเจกต์ใหม่โดยที่ยังไม่ได้ลองประเมินความเสี่ยงตั้งแต่แรกว่ามันจะพลาดเรื่องอะไรบ้าง ลอง list องค์ประกอบทั้ง 6 อย่างของโปรเจกต์คุณออกมาก่อนเพื่อทำความเข้าใจภาพรวม เพื่อสามารถระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้หน้างาน
เช่น ถ้าทำแคมเปญการตลาดอาจจะระบุเลยว่า
- เป้าหมายคือ เปิดตัวเว็บลงทะเบียนงานอีเวนต์ให้มีคนสมัคร 500 คน
- วัดผลจากจำนวนคนลงทะเบียนสำเร็จในระบบ 500 คน
- ขอบเขตของงานก็คือจะทำแค่เว็บลงทะเบียนไม่ทำเป็นแอปพลิเคชัน
- งบประมาณ 300,000 บาท สำหรับหน้าเว็บ และยิง Ads รวมถึงโปรโมตทางโซเชียลต่าง ๆ
- ตารางการทำงาน จะมีการวางแผนการทำงานทั้งหมด 2 เดือน ตั้งแต่การประชุม ออกแบบเว็บ และสร้างเว็บ
- การสื่อสารจะเน้นไปที่ช่องทางโซเชียล อาจจะยิง Ads หรือโปรโมตเป็นภาพ
การลองระบุองค์ประกอบแบบนี้ให้ละเอียดก็จะช่วยให้ทีมเข้าใจภาพรวมของงานมากยิ่งขึ้น และอาจจะเห็นได้ว่า การทำงานมีเวลาแค่ 2 เดือน และมีงบของการทำเว็บที่อาจจะกินไปเกินครึ่งของงบทั้งหมด ทำให้งบของการยิง Ads หรือโปรโมตบนโซเชียลอาจมีไม่เยอะ ซึ่งจะทำให้การหาคนมาสนใจ หรือมาสมัคร 500 คนเป็นเรื่องที่เป็นไปได้ยาก
พอเห็นจุดบอดนี้เราอาจจะเตรียมตัวต่อได้เลยว่า งั้นอาจจะต้องขยายแผนการทำงานออกไป หรือเพิ่มงบประมาณในการทำเว็บไซต์ และโปรโมตบนโซเชียล เพื่อสร้าง Awareness ให้คนได้มากกว่าเดิม
2. เจาะลึกบทบาทหน้าที่ของแต่ละคน เพื่อป้องกันความสับสนในการทำงาน
เมื่อกางภาพรวมของโปรเจกต์ทั้งหมดมาแล้ว ต่อมาก็คือการดูว่า ใครบ้างที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานชิ้นนี้ และแต่ละคนมีหน้าที่ทำอะไรบ้าง เพื่อแบ่งงานได้อย่างเหมาะสม และเข้าใจว่าควรสื่อสารกับใครเมื่องานมีปัญหา
ซึ่งการจะต้องบอกทั้งชื่อ ตำแหน่ง และขอบเขตการทำงานอย่างละเอียด ไม่ใช่แค่บอกในมุมกว้าง ๆ เช่น ถ้าอยากลองวางแผนการตลาด แทนที่จะบอกแค่ว่า A ผู้ติดต่อประสานงาน, B ดูแลเรื่องโซเชียล และ C ดูแลเรื่องการคิดแคมเปญ ให้ลองเปลี่ยนเป็นเขียนอย่างละเอียดเลยว่า A คือ หัวหน้าแคมเปญการตลาด และผู้จัดการฝ่ายการตลาดทางอีเมล, B คือนักเขียนที่จะคอยเขียนบทความ แคปชัน PR ของแคมเปญ และ C คือหัวหน้าทีมในการออกแบบดีไซน์โปสเตอร์หรือภาพ เป็นต้น
การเจาะลึกเรื่องรายละเอียดหน้าที่ของแต่ละคน ที่ไม่ใช่แค่บอกว่าคนนี้คือใคร แต่ลึกลงไปถึงว่าขอบเขตงานของเขาคืออะไร จะช่วยให้เราเห็น flow และบทบาทหน้าที่ได้อย่างชัดเจน ซึ่งจะลดความผิดพลาดในการสื่อสารหน้างานจริงได้
3. ลองมองหาความเสี่ยงล่วงหน้า พร้อมเปิดพื้นที่ให้ทีมกล้าแชร์มุมมอง
ทั้ง 2 วิธีที่ผ่านมาทำให้เราพอจะมองเห็นคร่าวๆ แล้วว่าทิศทางของงานไปทางไหน และใครบ้างที่เกี่ยวข้อง สิ่งต่อมาก็คือการช่วยกันคาดการณ์ว่า.. งานนี้มีโอกาสผิดพลาดส่วนไหนบ้าง?
บทความจาก Asana บอกเราว่า ในขั้นตอนนี้การวิเคราะห์ความเสี่ยงนั้นจะแบ่งออกเป็น 2 วิธี คือ
วิธีที่หนึ่ง แบบเรียลไทม์ คือการให้เวลา 10-20 นาทีในที่ประชุม เพื่อให้ทีมใช้เวลาบอกสิ่งที่จะผิดพลาดออกมามากที่สุด เท่าที่จะคาดการณ์ได้
วิธีที่สอง แบบเตรียมตัวก่อน คือการให้ทีมไปเตรียมตัวเพื่อมองหาข้อผิดพลาดของโปรเจกต์ผ่านการ Research หรือหา Case Study ต่าง ๆ เพื่อนำมาพูดคุยกันในการประชุมโปรเจกต์
ซึ่งการคาดการณ์ทั้งสองวิธีนี้จะมีประสิทธิภาพได้ ก็ต่อเมื่อลีดเดอร์สร้างพื้นที่ปลอดภัยที่สามารถให้ทีมได้แชร์มุมมอง หรือความเสี่ยงออกมาได้โดยไม่ต้องกลัว
เช่น ทีมอาจจะประเมินว่าสถานการณ์ความเสี่ยงที่เกิดขึ้นได้บ่อย ๆ คือ การที่งานจริงล่าช้า และไม่เป็นตามที่กำหนด เพราะขั้นตอนการตรวจงาน และการสื่อสารไม่ชัดเจนทำให้ต้องปรับความเข้าใจกันใหม่ เลยทำให้ไม่เสร็จตามไทม์ไลน์เดิมของงาน
4. จัดลำดับผลกระทบ เพื่อสยบปัญหาให้ตรงจุด
ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้หน้างานจริง มีเยอะแยะมากมาย แต่สิ่งสำคัญที่ต้องรู้ให้ได้คือผลกระทบของเรื่องไหนบ้างที่รุนแรงจนเราต้องให้ความสำคัญหรือหาวิธีการจัดการก่อนตั้งแต่เนิ่น ๆ
แทนที่จะใช้เวลาทั้งหมดไปหาวิธีแก้ปัญหาทั้งหมดที่เจอ ลองเปลี่ยนเป็นจัดลำดับผลกระทบของปัญหานั้น ๆ และแก้ปัญหาที่จำเป็นที่สุดก่อน
ยกตัวอย่างเช่น ความเสี่ยงที่เจอบ่อยคือการส่งงานช้า เพราะเข้าใจไม่ตรงกัน ซึ่งถ้าลองมองดี ๆ นี่อาจไม่ใช่ปัญหาที่ส่งผลกระทบร้ายแรงมากที่สุด เพราะยังสามารถเลื่อนไทม์ไลน์การแก้ไขได้ แต่ลองนึกภาพว่า ถ้าในวันเปิดตัวแล้วเพจหรือเว็บล่ม ทำให้คนไม่สามารถเข้าใช้หลายชั่วโมง นี่ต่างหากที่สร้างผลกระทบที่รุนแรงกว่ามาก
ดังนั้น เมื่อเราจัดลำดับของผลกระทบของความเสี่ยงได้ก่อน ก็จะช่วยให้เราเตรียมป้องกันเรื่องพวกนี้ได้ตรงจุดมากยิ่งขึ้น เช่น ทดลองเปิดตัวหน้าเว็บในสภาพแวดล้อมจริงเหมือนกับวันที่จะจัดงาน เพื่อทดสอบระบบให้แน่ใจว่าหน้าเว็บทำงานได้ดี หรือเตรียม Developer ไว้เพื่อเตรียมรับมือหากหน้างานเว็บเกิดล่มขึ้นมากะทันหัน
การจัดลำดับความสำคัญของผลกระทบ จะช่วยให้เราเตรียมรับมือได้อย่างตรงจุด แบบไม่ต้องใช้เวลาทั้งหมดเพื่อไปหาวิธีแก้ปัญหา
5. ทบทวนข้อผิดพลาดเพื่อแก้ไข หาแผนรับมือใหม่ให้ความผิดพลาดน้อยที่สุด
วิธีสุดท้ายคือวิธีที่สำคัญที่สุด เพราะต่อให้รู้ความเสี่ยง หรือแนวโน้มความผิดพลาดมากแค่ไหน แต่ถ้าไม่กลับไปทบทวนหรือปรับใช้ ทุกสิ่งที่ทำมาก็ไม่มีความหมาย
Julia Martins (ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารจัดการงาน) บอกเราว่า ถ้าคุณสามารถระบุความเสี่ยงออกมาได้แล้ว เรื่องสำคัญที่ต้องทำคือการทบทวน หาทางเปลี่ยนแปลง หรือเอาเครื่องมือใหม่ ๆ มาใช้เพื่อลดความเสี่ยงให้น้อยลงมากที่สุด รวมถึงบอกการเปลี่ยนแปลงกับทีม เพื่อนร่วมงานฝ่ายอื่น และคนที่มีส่วนเกี่ยวข้องด้วย
เช่น จากความเสี่ยงที่จะทำให้งานล่าช้าเพราะสื่อสารพลาด ทีมอาจเตรียมวิธีรับมือด้วยการปรับแผนใหม่ ให้คอยอัปเดตงานกันทุกสัปดาห์ และย้ำชัดว่ามีจุดไหนที่สื่อสารไม่เข้าใจหรือผิดพลาดไปหรือไม่ เพื่อให้การสื่อสารตรงกันมากที่สุด และไม่สับสน หรืออาจจะเอาเครื่องมือในการติดตามงาน หรือพูดคุยงานเข้ามาใช้เพื่อให้การสื่อสารคลาดเคลื่อนน้อยที่สุด
สุดท้ายนี้ Pre-Mortem Analysis ไม่ใช่การคิดล่วงหน้าในแง่ลบ แต่คือการปิดจุดบอดที่อาจเกิดขึ้นได้ในอนาคต เพื่อเป็นเกราะป้องกันไม่ให้ความผิดพลาดนั้นเกิดขึ้นจริงได้มากที่สุด
แปล เรียบเรียง: ธัญวรัตน์ ปกรณ์รัศมี
ที่มา
- Double-Barreled Pre-Mortems
- The Pre-Mortem Technique: Gary Klein's 30% Risk-Spotting Method
- Premortem: How to run a project pre-mortem meeting
