Resource มีจำกัด แต่งานไม่เคยจำกัด นี่คือโจทย์ขององค์กรยุคใหม่ เมื่อ AI เข้ามาทำให้งานที่เคยใช้เวลานานเสร็จเร็วขึ้น เลยทำให้เวลาที่เหลือจากงานเดิม ต้องเติมงานใหม่เข้ามาทำเพิ่ม
พอเข้ามากองเต็มโต๊ะอยู่บ่อย ๆ เราเลยเคยชินกับการทำไปเรื่อย ๆ แบบไม่ได้จัดลำดับความสำคัญ ไม่ได้มองว่ามันเป็นงานที่จำเป็นต้องทำจริง ๆ ไหม สุดท้ายก็เลยอาจเผลอใช้ Resource ที่มีจำกัด ไปกับงานที่ไม่จำเป็น
บทความนี้อยากชวนมารู้จักกับตัวช่วยจัดการงานอย่าง ‘The Value vs Effort Matrix’ ที่จะทำให้คุณรู้ว่า งานไหนบ้างที่คุ้มค่าต่อการทำ และสามารถสร้าง Impact ที่ตามมาได้จริง เพื่อให้คนทำงานได้ใช้ Resource ที่มี ไปกับงานที่เหมาะสมที่สุด
The Value vs Effort Matrix ทำงานยังไง จะถูกแบ่งเป็น 2 แกนหลัก ๆ ในการเปรียบเทียบระหว่าง ‘งาน’ และ ‘แรง’ คือ
แกนแนวตั้ง: คุณค่าของงานนั้น ๆ (Value)
คุณค่าในที่นี้สามารถเป็นได้ทั้งประโยชน์, ผลลัพธ์ หรือผลกระทบหลังจากที่ทำงานแล้ว รวมถึงความพึงพอใจของลูกค้า การสร้างรายได้ด้วยเหมือนกัน หลัก ๆ ก็คือการบอกเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นต่องานนั้น ๆ นั่นเอง
แกนแนวนอน: แรง หรือความพยายามที่ใช้กับงานนั้น ๆ (Effort)
ไม่ว่าจะเป็นเวลา, จำนวนคน, การคิด หรือการออกแบบ, งบประมาณ หรือความเสี่ยงที่จะเกิด ถ้าให้นับง่าย ๆ ก็คือ ‘ทุกกระบวน’ การที่ต้องใช้แรง จะอยู่ในแกนนี้ทั้งหมด
และแบ่งเป็น 4 ช่อง เพื่อให้คุณจัดวางงานใส่ไปในแต่ละช่อง เพื่อวัดว่างานไหน ‘คุ้มค่า’ ที่จะทำจริง ๆ
ช่องที่ 1: Quick Wins งานที่เสร็จได้เร็ว และมีคุณค่ามาก
ช่องมุมซ้ายบนของตารางคือช่อง Quick Wins เป็นช่องที่มีคุณค่าที่เยอะ แต่ใช้แรงในการทำน้อย ซึ่งถือเป็นช่องที่ควรทำงานทันที เพราะเป็นงานที่คุ้มค่า และไม่ใช้ Resource มาก
นอกจากนี้งานประเภทนี้ยังช่วยเพิ่มกำลังใจให้คนทำงาน สร้างแรงขับเคลื่อนในการทำงานได้อย่างมาก และทำให้เห็นความก้าวหน้าของงานได้ชัดอีกด้วย
ถ้าคุณเจองานประเภทนี้ แนะนำให้คุณลงมือทำเลยทันที ยิ่งทำได้เยอะยิ่งดี แต่ต้องหาให้เจอ!
ช่องที่ 2: Major Projects งานที่ใช้เวลาทำนาน แต่มีคุณค่ามาก
ช่องมุมขวาบนของตาราง คือช่อง Major Projects หรือบางที่ก็เรียกว่า Big bets ซึ่งมีความหมายเหมือนกัน คือเป็นช่องที่มีคุณค่าเยอะ แต่ก็ใช้เวลา และลงแรงกับเรื่องนั้นเยอะไม่แพ้กัน
งานประเภทนี้จำเป็นต้องมีการวางแผนให้ละเอียด จัดลำดับขั้นตอนให้ดี ก่อนที่จะลงมือทำ เพราะต่อให้บอกว่าเป็นงานที่มีคุณค่าสูง แต่ถ้ากระบวนการ หรือการทำงานชิ้นนี้ไม่รอบคอบมากพอ ก็อาจลดคุณค่าของงานชิ้นนี้ได้เหมือนกัน
ถ้ามีงานประเภทนี้ในตาราง แนะนำให้วางแผนให้รอบคอบ และอย่าทำงานประเภทนี้เกินสองงาน ใน 2 เดือน! ไม่งั้นคุณจะไม่มีแรงไว้ทำงานอื่นเลย
ช่องที่ 3: Fill-Ins งานที่ใช้แรงน้อย และคุณค่าของงานก็น้อยด้วย
ช่องมุมซ้ายล่าง เรียกว่า Fill-Ins แต่ในบางตารางก็ใช้คำว่า Incremental ก็ได้เหมือนกัน งานในช่องนี้เรียกง่าย ๆ คือ งานเสริม เป็นงานที่มีคุณค่าที่ไม่ได้มาก แต่ก็ยังสามารถทำได้ เพราะเป็นงานที่ใช้แรงไม่เยอะ แต่ถ้าในช่วงที่มีงานเยอะ ๆ เข้ามากองบนโต๊ะ งานในช่องนี้ จะเป็นงานที่พักไว้ก่อน แล้วค่อยกลับมาทำได้
ซึ่งงานเสริมในช่องนี้ เป็นงานที่กินพื้นที่ช่องอื่น ๆ มากกว่าที่คิด! เมื่อคนรู้สึกว่าใช้เวลาทำน้อย ถ้าไม่แยกให้ดี นั่นเลยทำให้คนมักคิดว่านี่ก็เป็นหนึ่งใน Quick Wins เหมือนกัน จึงทำให้เสียเวลา และแรงไปกับงานประเภทนี้
ถึงจะมองว่าเป็นงานที่ใช้แรงน้อย แต่เมื่อสะสมไปนาน ๆ ไม่แน่ว่าคุณอาจจะเสียแรงไปเทียบเท่ากับการทำงานในช่อง Major Projects ก็ได้นะ
งานประเภทนี้ไม่ใช่งานที่ทำไม่ได้ แต่ถ้าเวลาที่งานมากองกันเยอะ ๆ คุณจะต้องเอางานประเภทนี้พักไว้ก่อน เพื่อให้ได้ทำงานที่มีคุณค่ามากกว่า เพราะการทำง่ายไม่ได้แปลว่ามันจะต้องถูกหยิบขึ้นมาทำก่อน
ช่องที่ 4: Hard Slogs งานที่ใช้แรงเยอะมาก แต่ได้คุณค่ากลับมาน้อยมาก
ช่องมุมขวาล่างคือช่องสุดท้าย และเป็นช่องที่อันตรายที่สุด ที่หลาย ๆ คนชอบเผลอเอา ‘แรง’ ไปลงกับงานนี้! ช่องนี้มีชื่อเรียกว่า Hard Slogs หรือ Thankless Tasks คืองานที่ใช้แรงเยอะมาก แต่คุณค่าที่ได้กลับมาไม่มากเท่า ซึ่งคือขั้วตรงข้ามของ Major Projects นั่นเอง
ซึ่งบอกเลยว่าถ้าคุณเจองานนี้เมื่อไหร่ ให้รีบโยนมันออกไปไกล ๆ และอย่าเสียแรงในการทำเด็ดขาด!
แต่การจะหา Hard Slogs ก็ไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะหลายครั้งคุณอาจประเมินคุณค่าของงานในประเภทนี้สูงเกินไป ดังนั้นเราควรมีเกณฑ์ของการประเมินงานต่าง ๆ ให้เข้าใจตรงกัน
ประเมินให้ดี! จะได้รู้ว่างานที่มีบนโต๊ะ ไปอยู่ในตารางช่องที่ถูกช่อง
ถึงจะบอกรายละเอียดแล้วว่างานแบบไหนใช้แรง และมีคุณค่าแบบไหนควรอยู่ช่องไหน ก็ไม่ได้แปลว่าเราสามารถแยกงานใส่ได้ถูกช่อง เพราะบางทีงานที่เราคิดว่าสามารถสร้างคุณค่าได้ กลับไม่ได้สร้างคุณค่าได้เท่าที่คิด
ดังนั้น ต้องสร้างหลักประเมินพื้นฐานที่จะทำให้คุณสามารถแบ่งงานได้ถูกจุดไว้สำหรับแต่ละคน ด้วยการกำหนดค่าที่จับต้องได้ ให้กับคุณค่า และแรง ผ่านเลข 1-5
ระดับของคุณค่า (Value) เช่น
- 1 คะแนน: งานช่วยสร้าง Awareness แต่แทบไม่กระทบเป้าหมายของทีม
- 2 คะแนน: งานที่ช่วยให้ระบบเดินต่อได้ แต่ไม่ได้สร้างการเติบโต
- 3 คะแนน: งานที่ประหยัดต้นทุน หรือสร้างยอดขายได้บ้าง
- 4 คะแนน: งานที่มีผลโดยตรงต่อ KPI หลัก
- 5 คะแนน: งานที่สร้างการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ให้โปรเจกต์ หรือองค์กรได้เลย
ระดับของแรง (Effort) เช่น
- 1 คะแนน: งานที่ทำคนเดียวจบได้ภายใน 1–2 ชั่วโมง ไม่ต้องขอความช่วยเหลือใคร
- 2 คะแนน: งานที่ทำได้ภายใน 1–2 วัน แต่ต้องใช้คนช่วย 1-2 คน
- 3 คะแนน: งานที่ใช้เวลาประมาณ 1 อาทิตย์ และต้องให้คนช่วยมากกว่า 2 คน
- 4 คะแนน: งานที่ใช้เวลาเป็นเดือน ต้องใช้ทั้งงบประมาณ และต้องประสานงานกับหลายทีม
- 5 คะแนน: งานที่ใช้กินเวลาเกิน 6 เดือน และใช้คนแทบทั้งองค์กร.ลองกำหนดเกณฑ์ของตัวเอง และลองชั่งดูให้ดีว่า งานแบบไหนควรอยู่ช่องไหน เพื่อให้เราเอางานใส่ในตารางที่ถูกต้องจริง ๆ
ถ้าเจองานที่ Value 4-5 แต่ Effort 1-2 นั่นแปลว่างานนั้นคือ Quick Wins ที่คุณต้องหยิบมาทำทันที และทำเยอะ ๆ แต่กลับกัน ถ้างานไหนได้ Value แค่ 1-2 แต่ Effort ปาไป 4-5 นั่นอาจเป็นงานประเภท Hard Slogs ที่คุณต้องตัดทิ้ง หรือหาตัวช่วยมาทำแทน เพื่อไม่ให้เสียแรงไปกับงานที่ไม่สร้างผลตอบแทนกลับมา
ในวันนี้เป็นไปไม่ได้ที่คนทำงานหนึ่งคน จะสามารถทำงานได้ทุกงาน โดยที่ไม่ตัดงานออกไปเลย ยิ่งในยุคที่ทุกอย่างยากขึ้น และต้องละเอียดมากขึ้น การทำงานไปเรื่อย ๆ ไม่มีขอบเขตที่ชัด ก็จะทำให้เราเหมือนหุ่นยนต์ที่มีไว้แค่ผลิตงาน
ดังนั้นสิ่งสำคัญก็คือ คนทำงานต้อง ‘เลือก’ ทำงานที่ใช่ ที่เหมาะ และคุ้มค่ากับการทำมากที่สุด เพื่องานที่ออกมามี impact โดยที่ไม่ต้องเสียแรงเยอะเกินจำเป็น
The Value vs Effort Matrix คือหนึ่งในตัวช่วยที่จะให้คุณสามารถ ตัดงานที่เปลืองแรง และไม่ได้ผลตอบแทนออก แล้วให้เห็นงานที่ทำน้อยแต่ได้มากชัดขึ้น ผ่าน 2 แกน และตาราง 4 ช่อง
เรียบเรียง: ธัญวรัตน์ ปกรณ์รัศมี
ที่มา
- Value vs Effort Matrix in Product Management | How to Prioritize Tasks Effectively
- Value vs Effort Matrix: Quick Prioritization Tool
- Value vs Effort Matrix: The Complete Guide
