เทคนิคจัดลำดับงานให้เสร็จไวในเวลาเท่าเดิมด้วย ‘ทฤษฎีกินกบ (Eat the Frog)’

เวลามีงานเยอะ งานเร่ง งานยากกองอยู่เต็มโต๊ะ คุณจัดการกับมันยังไง?

ปัญหาในการจัดลำดับงานที่แสนยาก จนสุดท้ายกลายเป็นไม่เสร็จสักชิ้นยังคงเป็นปัญหาของคนทำงานทุกระดับ ไม่ว่าจะเป็นพนักงาน หรือลีดเดอร์ เมื่อจัดลำดับงานไม่ได้ ทำให้ทั้งเสียเวลา, รู้สึกล้า รวมถึงเกิดความเครียดสะสม ดังนั้นการมีวิธีจัดลำดับงานที่ดีจะช่วยให้งานเดินหน้า ไม่เสียเวลา และทำให้งานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และในบทความนี้เราจะพามารู้จักกับการจัดลำดับงานจาก ‘ทฤษฎีกินกบ (Eat the Frog)’

ก่อนจะพาไปรู้จักวิธีการจัดลำดับงาน ลองคอมเมนต์มาบอกกันหน่อยว่าเวลามี ‘งาน’ กองอยู่บนโต๊ะคุณจะเลือกจัดการด้วยวิธีไหนในเช็คลิสต์นี้

[ ] เลือกทำงานตามที่อยาก จะง่ายหรือยากไม่สนใจ 

[ ] เลือกทิ้งงานยากไว้ปิดท้าย และจัดการงานง่ายให้เสร็จก่อน 

[ ] เลือกทำงานตามเดดไลน์ รอให้ใกล้วันค่อยขยันทำโต้รุ่ง

[ ] เลือกทำงานตามพลังงานที่มี (เช่น สมองล้าก็เลือกทำงานที่ใช้เวลาน้อย เสร็จเร็ว)

[ ] เลือกทำงานแบบครึ่ง ๆ กลาง ๆ เสร็จบ้างไม่เสร็จบ้าง แล้วแต่อารมณ์จะพาไป 

หากอิงตาม ‘ทฤษฎีกินกบ (Eat the Frog)’ ที่ช่วยในการจัดการลำดับงานแล้ว การเลือกทำงานตามเช็กลิสต์ทั้ง 5 ข้อที่กล่าวมาถือเป็นการจัดลำดับงานที่ไม่ถูกต้อง และเป็นกับดักที่ทำให้การทำงานของเราไม่เสร็จเพราะกำลังหลีกเลี่ยงการทำสิ่งสำคัญไป รวมถึงยังส่งผลเสียต่อการทำงานในระยะยาวอีกด้วย 

ทฤษฎีกินกบ (Eat the Frog) ถูกคิดค้นโดยคุณ Brian Tracy ที่จะช่วยบริหารและจัดการเวลาในการทำงาน ด้วยการหยิบเรื่องยาก หรือเรื่องที่ไม่อยากขึ้นมาทำก่อน และเปรียบสิ่งที่ยากนั้นเป็น ‘กบ’ เพราะเชื่อว่าหากเราเริ่มต้นทำสิ่งที่ยากได้แล้ว หลังจากนั้นก็จะไม่มีอะไรที่ทำไม่ได้ 

และเหตุผลของที่การ ‘กินกบ (Eat the Frog)’ ช่วยจัดการให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นมีอยู่ 3 ข้อ ประกอบด้วย 

1. ช่วยสร้างแรงจูงใจในการทำงาน เพราะเมื่อทำงานที่ยากของวันได้สำเร็จแล้ว งานที่เหลือในวันนั้นจะเป็นงานที่ทำได้ง่ายขึ้น โดยไม่ต้องรู้สึกกลัวหรือกดดัน ซึ่งช่วยกระตุ้นแรงจูงใจให้จัดการงานอื่น ๆ ต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

2. ช่วยให้ได้ใช้สมองในตอนที่พร้อมที่สุด เพราะคนส่วนใหญ่มักจะมีความเร็ว พลัง และความแม่นยำที่สุดในช่วงเช้า ดังนั้นเมื่อจัดงานที่ยากให้เหมาะกับพลังงานของสมองที่กำลังตื่นตัว จะช่วยให้งานออกมามีประสิทธิภาพมากกว่าไปทำในช่วงที่สมองไม่พร้อมนั่นเอง

3. ช่วยเพิ่มโฟกัสในการทำงาน เพราะการทำงานที่ยากทุกชิ้นต้องใช้สมาธิ ดังนั้นเมื่อทำงานด้วยสมาธิและสมองที่ตื่นตัว ก็จะทำให้มุ่งเป้าหมายไปที่งานชิ้นนั้นอย่างเต็มที่ และมีประสิทธิภาพมากกว่าการทำหลาย ๆ อย่างพร้อมกันในช่วงเวลาเดียว

บทความของ Fast Company กล่าวว่า “ไม่กี่ปีที่ผ่านมามีนักวิทยาศาสตร์พบว่า ‘ทฤษฎีกินกบ (Eat the Frog)’ มีพลังมากกว่าที่คิด สามารถช่วยเพิ่มความพึงพอใจ แรงจูงใจ และประสิทธิภาพในการทำงาน พร้อมทั้งช่วยให้เราจบวันด้วยความรู้สึกสดชื่นมากขึ้น” ซึ่งยิ่งตอกย้ำว่าการใช้ทฤษฎี ‘กินกบ (Eat the Frog)’ ช่วยในการจัดลำดับได้ดี

5 ขั้นตอนในการเลือก ‘กบ’ ที่ควร ‘กิน’ 

ก่อนจะกินกบตัวไหน ควรรู้ก่อนว่าอะไรที่เป็น ‘กบ’ สำหรับทฤษฎีกินกบ (Eat the Frog) มีวิธีในการระบุงานที่เป็นกบ อยู่ 5 ขั้นตอนตามตัวอักษร ‘ABCDE’ ได้แก่

A - กบที่ควรกินก่อน

หมายถึง งานที่สำคัญที่สุด ควรทำให้เสร็จเพื่อไม่ให้มีผลที่ร้ายแรงตามมา (เช่น สูญเสียลูกค้า รายได้ลด) 

B - กบที่ควรกินรองลงมา

หมายถึง งานสำคัญ แต่ผลที่ตามมาไม่ร้ายแรงเท่า A 

C - กบที่ไม่ต้องรีบกินก็ได้ 

หมายถึง งานทั่วไป ไม่เร่งด่วน และไม่มีผลกระทบเป็นพิเศษ

D - กบที่ให้คนอื่นกินแทนได้

หมายถึง งานที่สามารถมอบหมายให้คนอื่นทำแทนได้ 

E - กบที่ไม่ต้องกิน

หมายถึง งานที่สามารถตัดทิ้ง หรือไม่ต้องทำก็ได้ (เช่น งานที่ไม่สอดคล้องกับเป้าหมาย)

หากคุณเลือกกินกบได้ถูกตัว การจัดการลำดับงานจะดีมากยิ่งขึ้น รวมถึงประสิทธิภาพของงานชิ้นนั้น ๆ ก็จะดีขึ้นตามไปด้วย อย่างที่คุณ Mark Twain เคยกล่าวไว้ว่า

“If it's your job to eat a frog, it's best to do it first thing in the morning. And if it's your job to eat two frogs, it's best to eat the biggest one first.” ถ้าคุณต้องกินกบเป็น ๆ สิ่งแรกที่ควรทำตอนเช้าคือ "กินเลย" เพราะเมื่อคุณทำเรื่องยากที่สุดสำเร็จไปแล้ว อะไรที่แย่กว่านั้นก็คงไม่มีอีก ทำให้วันนั้นเหลือแต่เรื่องดี ๆ ให้เจอ หรืออย่างน้อยก็รู้สึกดีกว่าเดิม

เมื่อนำทฤษฎีกินกบ (Eat the Frog) มาปรับใช้ในการจัดลำดับงานในชีวิตประจำวัน ก็จะช่วยลดนิสัยของการผัดวันประกันพรุ่ง, ลดภาวะการหมดไฟที่มาจากความเครียดของการทำงาน, พัฒนาการบริหารเวลา และเพิ่มความสำเร็จในรายวันมากยิ่งขึ้น

อย่างไรก็ตาม กบแต่ละตัวของแต่ละคนจะไม่เหมือนกัน ดังนั้นคุณต้องเป็นคนเลือก ‘กบ’ ที่ต้องการ ‘กิน’ ด้วยตัวเอง เมื่อเลือกได้แล้วก็ต้องฝึกให้เป็นนิสัยเพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพที่ยั่งยืนในระยะยาว 

แปล เรียบเรียง: ธัญวรัตน์ ปกรณ์รัศมี

ที่มา

• ‘Eat the frog’: How getting unpleasant things out of the way makes for a fulfilling day
• Why you should eat the frog first
• The ‘Eat That Frog’ Method : Increase your Productivity