เคยไหม? มอบหมายงานให้ทีมเท่าไหร่ ก็ยิ่งเป็นห่วงอยากจะเข้าไปช่วยดู ช่วยแนะนำทุกครั้ง!
มั่นใจว่าลีดเดอร์หลายคนคงมีความรู้สึกแบบนี้กันอยู่บ่อย ๆ ปัญหาไม่ใช่ความไม่เชื่อใจ แค่รู้สึกเป็นห่วง ถึงอยากจะเข้าไปช่วยแนะนำ และช่วยดูแลให้งานออกมาดีที่สุด แต่ในความเป็นจริง ถ้าลีดเดอร์ลองมองในมุมของทีม ก็จะรู้ว่าการเข้าไปยุ่งกับงานที่มอบหมายให้มากเกินไป ถือเป็นการ ‘Micromanagement’ ที่ทำให้ทีมรู้สึกอึดอัด เหมือนถูกควบคุม หรือจับตาดูอยู่ตลอดเวลา
ซึ่งยิ่งทำนานเข้าก็จะส่งผลเสียต่อความผูกพัน และขวัญกำลังใจของพนักงาน ซึ่งอาจทำให้ประสิทธิภาพของงานลดลงตามไปด้วย ดังนั้นลีดเดอร์ควรหลีกเลี่ยงการเข้าไปดูแล หรือควบคุมในทุกขั้นตอนเมื่อได้มอบหมายงานไปแล้ว เพื่อให้พื้นที่กับทีมได้เป็นเจ้าของงานจริง ๆ
บทความจาก Psychology Today กล่าวว่า Micromanagement บั่นทอนอิสระในการทำงาน ซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญของความพึงพอใจในงาน เมื่อลีดเดอร์กำหนดทิศทางให้มากเกินไป ทีมแทบไม่มีโอกาสนำเสนอวิธีแก้ปัญหาในแบบของตนเองหรือคิดนอกกรอบ ซึ่งเป็นการบีบพื้นที่ความคิดสร้างสรรค์ของทีม และจะลดแรงจูงใจได้ ถึงแม้ว่าบางคนอาจปล่อยผ่าน และทำงานของตนต่อไปอย่างสงบ แต่ก็มีอีกหลายคนรู้สึกหงุดหงิด เหนื่อยล้า และหมดกำลังใจ
สิ่งสำคัญของการมอบหมายงานให้ทีม คือการสร้างพื้นที่ให้ทีมได้ตัดสินใจ คิดวิเคราะห์เกี่ยวกับงานชิ้นนั้นด้วยตัวเอง บทความนี้เราเลยจะพามารู้จักกับการจัดการงานที่มอบหมายให้ทีมยังไง ถึงจะไม่จู้จี้จุกจิกและได้ผลลัพธ์ที่ดี ผ่านกฎ ‘10-80-10’
กฎ 10-80-10 ถูกพัฒนามาจากหลักการพาเรโต (Pareto Principle) เพื่อมาปรับใช้พฤติกรรมมนุษย์ สำหรับพัฒนา และควบคุมคุณภาพของงาน
กฎนี้จะเป็นกรอบแนวคิดที่ช่วยส่งเสริมอิสระให้แก่ทีม และช่วยรักษาผลลัพธ์ที่ดีไว้ด้วยเช่นกัน หลักการทำงานของกฎนี้ถูกแบ่งออกเป็น 3 ส่วนประกอบด้วย
10% แรกในการกำหนดทิศทางของลีดเดอร์
ส่วนนี้เป็นส่วนที่ลีดเดอร์มีบทบาทมากที่สุด เป็นช่วงของการวางรากฐาน ไม่ใช่แค่การทำรายการสิ่งที่ต้องทำ แต่คือการกำหนดโทน วิสัยทัศน์ และข้อจำกัดของงาน รวมถึงอาจตั้งคำถามเกี่ยวกับงานชิ้นนั้น ๆ เช่น
- เรากำลังแก้ปัญหาเรื่องอะไร?
- เรากำลังทำสิ่งนี้เพื่อใครอยู่?
- ถ้าเราทำได้อะไรคือสิ่งที่ตามมา?
ซึ่งลีดเดอร์อาจไม่จำเป็นต้องมีทุกคำตอบของคำถามเหล่านี้ แต่ต้องมั่นใจก่อนว่าถามคำถามของงานนี้ถูกต้องตั้งแต่ต้น เพราะเมื่อมีโจทย์งานที่ชัดเจน จะมีแนวโน้มที่ทำให้ทีมรู้สึกอยากรับผิดชอบงานด้วยความมั่นใจ และความสอดคล้อง
การแบ่ง 10% ในส่วนของลีดเดอร์คือการตั้งหลักจุดเริ่มต้นในการนำทีม แทนที่จะกินพื้นที่การทำงานของทีมซึ่งสามารถสร้างทักษะการคิดเชิงกลยุทธ์ให้ทีมได้ เมื่อทีมเข้าใจว่างานที่ทำอยู่เชื่อมโยงกับภาพใหญ่อย่างไร ก็จะทำให้ทีมอยากไปถึงจุดหมายมากยิ่งขึ้น
80% ที่สองคือการปล่อยให้ทีมทำงานอย่างเต็มที่
เมื่อวางรากฐานทุกอย่างแล้ว ส่วนนี้คือบททดสอบสำคัญของลีดเดอร์ในการ ‘ปล่อยมือ’ เพื่อให้ทีมได้ใช้ศักยภาพอย่างเต็มที่ แม้จะเป็นเรื่องยากแค่ไหน แต่ลีดเดอร์จำเป็นต้องเปลี่ยนจากการเป็นผู้ควบคุม เป็นผู้สนับสนุนแทน
ซึ่งลีดเดอร์สามารถติดตาม หรือให้การสนับสนุนเป็นระยะ ๆ ได้ แต่สิ่งสำคัญคือต้อง ‘ไม่เข้าไปก้าวก่าย’ การทำงานของทีมเกินความจำเป็น เช่น การปรับแก้ให้ตรงตามสิ่งที่ลีดเดอร์ต้องการ ทั้ง ๆ ที่อาจไม่ได้มีผลกับโจทย์ที่ตั้งไว้
การเปิดพื้นที่ให้ทีมได้ทำงานตามที่มอบหมายในช่วงเวลานี้ ไม่ใช่การโยนภาระงานให้กับทีม แต่หมายถึงการไม่ก้าวก่าย และพร้อมแนะนำ หรือช่วยเหลืออย่างเต็มที่ ถ้าทีมต้องการ ดังนั้นส่วนนี้จึงเป็นเวลาสำคัญที่ทีมต้องรู้สึกปลอดภัยในการทำงาน และมีความรับผิดชอบในการส่งงานให้ลีดเดอร์ด้วยเช่นกัน
10% สุดท้ายในการกลับมาดูภาพรวมของงานอีกครั้ง
ตอนใกล้จบงาน ลีดเดอร์จะกลับมาเพื่อเพิ่มความชัดเจน และขับเคลื่อนการทำงานของทีมไปอีกขั้น เป็นช่วงลีดเดอร์สามารถปรับทิศทางได้ ถ้าหาก ‘เหมาะสม’ เช่น ปรับส่วนนี้เพื่อให้เพิ่มให้งานนี้มีพลังมากยิ่งขึ้น โดยไม่มองข้ามสิ่งที่ทีมได้ทำมา แต่คือการเสริมสิ่งที่ทำให้ดีมากกว่าเดิม
ลีดเดอร์ต้องจำไว้ว่า ‘การปรับงานบางส่วน ไม่ใช่การทำงานแทนทีม แต่คือการช่วยให้ทีมจบงานนี้อย่างแข็งแรงมากขึ้น’ สิ่งสำคัญคือโทนของการเข้ามามีส่วนร่วมกับงาน ถ้าปรับงานพร้อมวิพากษ์วิจารณ์มากเกินไป อาจบั่นทอนความรู้สึกของทีม กลับกันถ้าเข้ามามีส่วนร่วมอย่างมืออาชีพ ไม่ตัดสินในสิ่งที่ทำ ตั้งคำถามอย่างรอบคอบ และชื่นชมความพยายามของทีมอย่างจริงใจ ความไว้วางใจของทีมที่มีต่อลีดเดอร์ก็จะเพิ่มขึ้น
นี่คือเวลาที่ดีสำหรับการสะท้อนว่า การทำงานแบบไหนที่ควรทำต่อไป อะไรควรปรับปรุง และอะไรควรสนับสนุนทีม ขั้นตอนนี้คือส่วนสำคัญที่ทำให้ทีมรู้สึกมีคุณค่า, มีแรงจูงใจ และอยากพัฒนาตัวเองต่อไป
เคสตัวอย่างเกี่ยวกับการใช้กฎ 10-80-10 ในการทำงานจริง ของ Steve Jobs ในการพัฒนาสินค้าระดับโลกอย่าง Apple
บทความ Steve Jobs Used the 10-80-10 Rule to Lead Others and Get Brilliant Results. You Should, Too จาก Inc. ได้พูดถึงการพัฒนา iPhone จาก Apple ผ่านการใช้กฎนี้เพื่อนำทีม และสร้างผลงานที่ยอดเยี่ยมที่สุดเท่าที่โลกเคยมีมา
ย้อนกลับไปก่อนการเปิดตัว iPhone รุ่นแรก ทาง Apple ได้ร่วมกันออกแบบดีไซน์ของ iPhone จนใกล้ที่จะเปิดตัวแล้ว แต่ Steve Jobs กลับไม่มองแบบนั้น และใช้กฎนี้ในการทำงานจริง
10% - คือการที่เขาเดินไปบอกกับทีม Apple ตรง ๆ ว่า ‘ผมยังไม่รักมัน’ เพราะตัวเครื่องของ iPhone รุ่นนี้มีขนาดเครื่องที่ใหญ่เกินไป ทำให้หน้าจอถูกลดความสำคัญ จึงอยากปรับเปลี่ยนดีไซน์ของตัวเครื่องให้หน้าจอใหญ่มากขึ้น และตัวเครื่องบางลง
80% - ทางทีม Apple จึงได้ทำการออกแบบใหม่ทั้งหมด เปลี่ยนตัวเครื่องที่ใหญ่เทอะทะ ให้เป็นกรอบสแตนเลสแสนบาง ขยายหน้าจอให้ใหญ่ขึ้นไปถึงขอบเครื่อง ซึ่งการเปลี่ยนแปลงนี้ทำให้ต้องออกแบบภายใน iPhone ใหม่ทั้งหมด แต่เป็นสิ่งที่ตอบโจทย์ที่ Steve Jobs ต้องการ
10% - ถึงแม้ต้องเปลี่ยนภายในของ iPhone ใหม่ทั้งหมด แต่ Steve Jobs ก็มั่นใจ และสั่งให้ดำเนินการเพราะการพัฒนานี้ เป็นการพัฒนาที่ตรงโจทย์ตามที่ต้องการ จนสุดท้าย iPhone เปิดตัวท่ามกลางเสียงชื่นชมอย่างล้นหลาม และเป็นผลิตภัณฑ์ที่งดงาม รวมถึงสร้างมาตรฐานใหม่ให้กับการออกแบบโทรศัพท์มือถืออีกด้วย
นี่เป็นหลักฐานยืนยันว่า การใช้กฎ 10-80-10 จะช่วยให้การนำทีม และผลงานออกมายอดเยี่ยมได้ ถ้าวางแผนมาดีมากพอ
เมื่อวางรากฐานอย่างรอบคอบ ไว้วางใจทีมในการส่งมอบ และนำทีมเดินเข้าเส้นชัยไปด้วยกัน นั่นคือการสร้างวัฒนธรรมใหม่ให้กับทีม ทั้งเรื่องความรับผิดชอบ, ความมั่นใจ และการสร้างผลงาน
แปล เรียบเรียง: ธัญวรัตน์ ปกรณ์รัศมี
ที่มา
- Why Micromanagement Is So Harmful
- How the 10-80-10 Rule Shapes Effective Leadership
- Steve Jobs Used the 10-80-10 Rule to Lead Others and Get Brilliant Results. You Should, Too
